Erstellung und Aufbewahrung der Berechtigungsnachweise - Versionsgeschichte

Mac: /* Vorlagen */ Bedürftigkeitsnachweis durch Berechtigungsnachweis ersetzt

2024-10-19T21:59:40Z

Vorlagen: Bedürftigkeitsnachweis durch Berechtigungsnachweis ersetzt

Mac: Mac verschob die Seite Erstellung und Aufbewahrung der Bedürftigkeitsnachweise nach Erstellung und Aufbewahrung der Berechtigungsnachweise: Einführung eines generischen Begriffs

2024-09-01T16:14:59Z

Mac verschob die Seite Erstellung und Aufbewahrung der Bedürftigkeitsnachweise nach Erstellung und Aufbewahrung der Berechtigungsnachweise: Einführung eines generischen Begriffs

Mac: /* Aufbewahrung */ Anpassung des Tresorpfades, Ersetzung des Begriffs "Bedürftigkeitsnachweis" durch den neuen, generischen Begriff "Berechtigungsnachweis" (bis auf die Dateinamen, da diese noch nicht geändert wurden).

2024-09-01T16:14:01Z

Aufbewahrung: Anpassung des Tresorpfades, Ersetzung des Begriffs "Bedürftigkeitsnachweis" durch den neuen, generischen Begriff "Berechtigungsnachweis" (bis auf die Dateinamen, da diese noch nicht geändert wurden).

Mac: /* Erstellung und Aufbewahrung */ Um die Dokumentation aus Nextcloud erweitert und dort entfernt.

2024-06-23T22:58:36Z

Erstellung und Aufbewahrung: Um die Dokumentation aus Nextcloud erweitert und dort entfernt.

Mac: /* Erstellung und Aufbewahrung */ kleinere Anpassungen und Ergänzungen

2023-05-04T23:36:45Z

Erstellung und Aufbewahrung: kleinere Anpassungen und Ergänzungen

Mac: Link auf internen Cryptomator-Artikel umgeleitet. "Microsoft" entfernt.

2022-07-16T12:40:21Z

Link auf internen Cryptomator-Artikel umgeleitet. "Microsoft" entfernt.

Mac: /* Verfahren in Lemgo */ entfernt

2022-03-22T22:25:01Z

Verfahren in Lemgo: entfernt

Mac am 22. Juli 2020 um 14:14 Uhr

2020-07-22T14:14:41Z

Mac am 22. Juli 2020 um 14:13 Uhr

2020-07-22T14:13:07Z

Mac am 22. Juli 2020 um 13:22 Uhr

2020-07-22T13:22:51Z

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 === Vorlagen ===
-In unserer Cloud befinden sich zwei [https://cloud.computertruhe.de/f/9340 Textdokumentvorlagen] im ''[https://de.wikipedia.org/wiki/OpenDocument OpenDocument]''-Textformat (<code>JJJJ-MM-TT - #00000 (Bedürftigkeitsnachweisvorlage).ott</code> und <code>JJJJ-MM-TT - #00000 (Bedürftigkeitsnachweisvorlage für Ukraine-Hilfe).ott</code>). Aus diesen werden Berechtigungsnachweisformulare erstellt, in die die Nachweise der Spendenempfänger*innen sowie einige weitere zusätzliche Metadaten eingebettet sind. Die Vorlagen befinden sich zudem gemeinsam mit den Berechtigungsnachweisformularen ebenfalls in den ''[[Cryptomator]]''-Tresoren der verschiedenen Standorte.
+In unserer Cloud befinden sich zwei [https://cloud.computertruhe.de/f/9340 Textdokumentvorlagen] im ''[https://de.wikipedia.org/wiki/OpenDocument OpenDocument]''-Textformat (<code>JJJJ-MM-TT - #00000 (Berechtigungsnachweisvorlage).ott</code> und <code>JJJJ-MM-TT - #00000 (Berechtigungsnachweisvorlage für Ukraine-Hilfe).ott</code>). Aus diesen werden Berechtigungsnachweisformulare erstellt, in die die Nachweise der Spendenempfänger*innen sowie einige weitere zusätzliche Metadaten eingebettet sind. Die Vorlagen befinden sich zudem gemeinsam mit den Berechtigungsnachweisformularen ebenfalls in den ''[[Cryptomator]]''-Tresoren der verschiedenen Standorte.
 In der Cloud befinden sich übrigens einige Beispielnachweise, so dass sich v. a. neue Mitglieder ein Bild davon machen können, wie gültige Nachweise aussehen können.

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 __INHALTSVERZEICHNIS__
-Die von uns erstellten Bedürftigkeitsnachweisformulare dienen hauptsächlich als Nachweis für unsere gemeinnützige Arbeit gegenüber dem Finanzamt.
+Die von uns erstellten Berechtigungsnachweisformulare dienen hauptsächlich als Nachweis für unsere gemeinnützige Arbeit gegenüber dem Finanzamt.
 Sie dienen aber auch der Erfassung statistischer Daten und liefern bspw. Informationen darüber, wie viele Geräte von welchen Gerätetypen an welchen Standorten zu welchen Zeitpunkten herausgegeben wurden.
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 === Vorlagen ===
-In unserer Cloud befinden sich zwei [https://cloud.computertruhe.de/f/9340 Textdokumentvorlagen] im ''[https://de.wikipedia.org/wiki/OpenDocument OpenDocument]''-Textformat (<code>JJJJ-MM-TT - #00000 (Bedürftigkeitsnachweisvorlage).ott</code> und <code>JJJJ-MM-TT - #00000 (Bedürftigkeitsnachweisvorlage für Ukraine-Hilfe).ott</code>). Aus diesen werden Bedürftigkeitsnachweisformulare erstellt, in die die Bedürftigkeitsnachweise oder Freistellungsbescheide der Spendenempfänger*innen sowie einige weitere zusätzliche Metadaten eingebettet sind. Die Vorlagen befinden sich zudem gemeinsam mit den Bedürftigkeitsnachweisformularen ebenfalls in den ''[[Cryptomator]]''-Tresoren der verschiedenen Standorte.
+In unserer Cloud befinden sich zwei [https://cloud.computertruhe.de/f/9340 Textdokumentvorlagen] im ''[https://de.wikipedia.org/wiki/OpenDocument OpenDocument]''-Textformat (<code>JJJJ-MM-TT - #00000 (Bedürftigkeitsnachweisvorlage).ott</code> und <code>JJJJ-MM-TT - #00000 (Bedürftigkeitsnachweisvorlage für Ukraine-Hilfe).ott</code>). Aus diesen werden Berechtigungsnachweisformulare erstellt, in die die Nachweise der Spendenempfänger*innen sowie einige weitere zusätzliche Metadaten eingebettet sind. Die Vorlagen befinden sich zudem gemeinsam mit den Berechtigungsnachweisformularen ebenfalls in den ''[[Cryptomator]]''-Tresoren der verschiedenen Standorte.
 In der Cloud befinden sich übrigens einige Beispielnachweise, so dass sich v. a. neue Mitglieder ein Bild davon machen können, wie gültige Nachweise aussehen können.
 === Format ===
-Die Datei <code>JJJJ-MM-TT - #1138 (Beispiel im PDF-A-Format).pdf</code>, die ebenfalls in dem Ordner abgelegt ist, in denen sich die Vorlagen befinden, zeigt beispielhaft, wie das endgültige Bedürftigkeitsnachweisformular aussehen muss. Darin werden die folgenden Informationen abgelegt:
+Die Datei <code>JJJJ-MM-TT - #1138 (Beispiel im PDF-A-Format).pdf</code>, die ebenfalls in dem Ordner abgelegt ist, in denen sich die Vorlagen befinden, zeigt beispielhaft, wie das endgültige Berechtigungsnachweisformular aussehen muss. Darin werden die folgenden Informationen abgelegt:
 * Ticket-Nummer
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 * Seriennummern der übergebenen Geräte aufgeschlüsselt nach dem Gerätetyp
 * Notizen (optional)
-* Foto bzw. Scan des Bedürftigkeitsnachweises oder Freistellungsbescheids
+* Foto bzw. Scan des Nachweises
 Das Dokument sollte im [https://de.wikipedia.org/wiki/PDF/A PDF/A]-Format (ISO 19005) gespeichert werden, welches z. B. problemlos mit ''LibreOffice Writer'' erzeugt werden kann.
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 ==== Erweitertes Formular für die Ukraine-Hilfe ====
-Im Rahmen der Ukraine-Hilfe haben wir das Bedürftigkeitsnachweisformular etwas modifiziert und ins Ukrainische übersetzt. Weitere Infos dazu finden sich in unserem Artikel zur [[Weitergabe von Sachspenden#Ukraine-Hilfe|Weitergabe von Sachspenden]].
+Im Rahmen der Ukraine-Hilfe haben wir das Berechtigungsnachweisformular etwas modifiziert und ins Ukrainische übersetzt. Weitere Infos dazu finden sich in unserem Artikel zur [[Weitergabe von Sachspenden#Ukraine-Hilfe|Weitergabe von Sachspenden]].
 == Aufbewahrung ==
-Die von uns erzeugten Bedürftigkeitsnachweisformulare werden direkt '''verschlüsselt in der Cloud''' abgelegt. Für die Verschlüsselung wird hierbei das Open Source-Programm ''Cryptomator'' verwendet, welches für ''GNU/Linux'', ''Windows'', ''macOS'', ''Android'' und ''iOS'' verfügbar ist. Jeder Standort besitzt unter <code>/Standorte/\[NAME\]/Berdürftigkeitsnachweise</code> seinen eigenen sogenannten Tresor (die zugehörige Passphrase erhält man direkt vom Vorstandsteam). Dieser kann mit ''Cryptomator'' geöffnet werden und verhält sich danach wie ein herkömmliches Laufwerk, in dem die Dateien abgespeichert werden.
+Die von uns erzeugten Berechtigungsnachweisformulare werden direkt '''verschlüsselt in der Cloud''' abgelegt. Für die Verschlüsselung wird hierbei das Open Source-Programm ''Cryptomator'' verwendet, welches für ''GNU/Linux'', ''Windows'', ''macOS'', ''Android'' und ''iOS'' verfügbar ist. Jeder Standort besitzt unter <code>/[NAME DES STANDORTS]/Berechtigungsnachweise/Tresor</code> seinen eigenen sogenannten Tresor (die zugehörige Passphrase erhält man direkt vom Vorstandsteam). Dieser kann mit ''Cryptomator'' geöffnet werden und verhält sich danach wie ein herkömmliches Laufwerk, in dem die Dateien abgespeichert werden.
-Anschließend müssen alle personenbezogenen Daten, die für die Erstellung der Bedürftigkeitsnachweisformulare verwendet wurden, auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.
+Anschließend müssen alle personenbezogenen Daten, die für die Erstellung der Berechtigungsnachweisformulare verwendet wurden, auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. SSD und Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.

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 __INHALTSVERZEICHNIS__
-== Erstellung und Aufbewahrung ==
+Die von uns erstellten Bedürftigkeitsnachweisformulare dienen hauptsächlich als Nachweis für unsere gemeinnützige Arbeit gegenüber dem Finanzamt.
-Die damit erzeugten Dokumente werden direkt '''verschlüsselt in der Cloud''' abgelegt. Für die Verschlüsselung wird hierbei das Open Source-Programm '''''[[Cryptomator]]''''' verwendet, welches für ''GNU/Linux'', ''Windows'', ''macOS'', ''Android'' und ''iOS'' verfügbar ist. Damit werden für jede Region, in der aktive Mitglieder arbeiten, ein sogenannter Tresor erstellt (die zugehörige Passphrase erhält man vom Vorstand). Dieser kann mit ''Cryptomator'' geöffnet werden und verhält sich dann wie ein herkömmliches Laufwerk, in dem die Dokumente in der Form <code>JJJJ-MM-DD - TICKETNUMMER</code>, z. B. <code>2019-08-21 - #1138</code> – organisiert in je einem Ordner pro Jahr – abgespeichert werden.
+Sie dienen aber auch der Erfassung statistischer Daten und liefern bspw. Informationen darüber, wie viele Geräte von welchen Gerätetypen an welchen Standorten zu welchen Zeitpunkten herausgegeben wurden.
-Anschließend müssen die Daten auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.
+== Erstellung ==

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 == Erstellung und Aufbewahrung ==
-In unserer [https://cloud.computertruhe.de/ Cloud] befindet sich eine Vorlage (<code>/Allgemein/Dokumente/Bedürftigkeitsnachweise/JJJJ-MM-TT - Bedürftigkeitsnachweis.ott</code>) zur Erstellung unserer Dokumente, die die Bedürftigkeitsnachweise selbst und einige zusätzliche Daten dazu enthalten.
+In unserer Cloud befindet sich eine [https://cloud.computertruhe.de/f/9340 Vorlage] (<code>JJJJ-MM-TT - #00000 (Bedürftigkeitsnachweisvorlage).ott</code>) zur Erstellung unserer Dokumente, die die Bedürftigkeitsnachweise selbst und einige zusätzliche Daten dazu enthalten. Dort liegt zudem eine Anleitung, was bei der Erstellung eines solchen Bedürftigkeitsnachweisformulars zu beachten ist.
 Die damit erzeugten Dokumente werden direkt '''verschlüsselt in der Cloud''' abgelegt. Für die Verschlüsselung wird hierbei das Open Source-Programm '''''[[Cryptomator]]''''' verwendet, welches für ''GNU/Linux'', ''Windows'', ''macOS'', ''Android'' und ''iOS'' verfügbar ist. Damit werden für jede Region, in der aktive Mitglieder arbeiten, ein sogenannter Tresor erstellt (die zugehörige Passphrase erhält man vom Vorstand). Dieser kann mit ''Cryptomator'' geöffnet werden und verhält sich dann wie ein herkömmliches Laufwerk, in dem die Dokumente in der Form <code>JJJJ-MM-DD - TICKETNUMMER</code>, z. B. <code>2019-08-21 - #1138</code> – organisiert in je einem Ordner pro Jahr – abgespeichert werden.
 Anschließend müssen die Daten auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.

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 In unserer [https://cloud.computertruhe.de/ Cloud] befindet sich eine Vorlage (<code>/Allgemein/Dokumente/Bedürftigkeitsnachweise/JJJJ-MM-TT - Bedürftigkeitsnachweis.ott</code>) zur Erstellung unserer Dokumente, die die Bedürftigkeitsnachweise selbst und einige zusätzliche Daten dazu enthalten.
-Die damit erzeugten Dokumente werden direkt '''verschlüsselt in der Cloud''' abgelegt. Für die Verschlüsselung wird hierbei das Open Source-Programm [https://cryptomator.org/ '''''Cryptomator'''''] verwendet, welches für ''GNU/Linux'', ''Microsoft Windows'', ''macOS'', ''Android'' und ''iOS'' verfügbar ist. Damit werden für jede Region, in der aktive Mitglieder arbeiten, ein sogenannter Tresor erstellt (die zugehörige Passphrase erhält man vom Vorstand). Dieser kann mit ''Cryptomator'' geöffnet werden und verhält sich dann wie ein herkömmliches Laufwerk, in dem die Dokumente in der Form <code>JJJJ-MM-DD - TICKETNUMMER</code>, z. B. <code>2019-08-21 - #1138</code> – organisiert in je einem Ordner pro Jahr – abgespeichert werden.
+Die damit erzeugten Dokumente werden direkt '''verschlüsselt in der Cloud''' abgelegt. Für die Verschlüsselung wird hierbei das Open Source-Programm '''''[[Cryptomator]]''''' verwendet, welches für ''GNU/Linux'', ''Windows'', ''macOS'', ''Android'' und ''iOS'' verfügbar ist. Damit werden für jede Region, in der aktive Mitglieder arbeiten, ein sogenannter Tresor erstellt (die zugehörige Passphrase erhält man vom Vorstand). Dieser kann mit ''Cryptomator'' geöffnet werden und verhält sich dann wie ein herkömmliches Laufwerk, in dem die Dokumente in der Form <code>JJJJ-MM-DD - TICKETNUMMER</code>, z. B. <code>2019-08-21 - #1138</code> – organisiert in je einem Ordner pro Jahr – abgespeichert werden.
 Anschließend müssen die Daten auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.

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(kein Unterschied)

← Nächstältere Version		Version vom 22. März 2022, 22:25 Uhr
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	Anschließend müssen die Daten auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.		Anschließend müssen die Daten auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.
−
−	~~== Verfahren in Lemgo ==~~
−	~~In Lemgo werden die Bedürftigkeitsnachweise kopiert, auf Papier ausgedruckt in einem Ordner zusammen mit der unterschriebenen Empfangsbestätigung sicher vor dem Zugriff Dritter verwahrt.~~
−
−	Diese Unterlagen werden seitens des Vereinsvorstands zwei Mal pro Jahr – um den 1. Mai und 1. November herum – angefordert und per versicherter Postsendung an ihn geschickt, der diese weiter verwahrt.

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 == Erstellung und Aufbewahrung ==
 In unserer [https://cloud.computertruhe.de/ Cloud] befindet sich eine Vorlage (<code>/Allgemein/Dokumente/Bedürftigkeitsnachweise/JJJJ-MM-TT - Bedürftigkeitsnachweis.ott</code>) zur Erstellung unserer Dokumente, die die Bedürftigkeitsnachweise selbst und einige zusätzliche Daten dazu enthalten.
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 == Verfahren in Lemgo ==
 In Lemgo werden die Bedürftigkeitsnachweise kopiert, auf Papier ausgedruckt in einem Ordner zusammen mit der unterschriebenen Empfangsbestätigung sicher vor dem Zugriff Dritter verwahrt.
 Diese Unterlagen werden seitens des Vereinsvorstands zwei Mal pro Jahr – um den 1. Mai und 1. November herum – angefordert und per versicherter Postsendung an ihn geschickt, der diese weiter verwahrt.

← Nächstältere Version		Version vom 22. Juli 2020, 13:22 Uhr
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		+	__INHALTSVERZEICHNIS__
	== Erstellung und Aufbewahrung ==		== Erstellung und Aufbewahrung ==
	In unserer [https://cloud.computertruhe.de/ Cloud] befindet sich eine Vorlage (<code>/Allgemein/Dokumente/Bedürftigkeitsnachweise/JJJJ-MM-TT - Bedürftigkeitsnachweis.ott</code>) zur Erstellung unserer Dokumente, die die Bedürftigkeitsnachweise selbst und einige zusätzliche Daten dazu enthalten.		In unserer [https://cloud.computertruhe.de/ Cloud] befindet sich eine Vorlage (<code>/Allgemein/Dokumente/Bedürftigkeitsnachweise/JJJJ-MM-TT - Bedürftigkeitsnachweis.ott</code>) zur Erstellung unserer Dokumente, die die Bedürftigkeitsnachweise selbst und einige zusätzliche Daten dazu enthalten.